Zarządzanie dokumentami ISO

Zarządzanie dokumentacją ISO w ACCELO

ACCELO doskonale nadaje się do uporządkowania dokumentacji ISO w organizacji. Poniżej przedstawiamy wymagania związane z dokumentacją ISO oraz sposoby realizacji tych wymagań za pomocą oprogramowania ECM ACCELO.

Każdy dokument powinien być jednoznacznie zidentyfikowany za pomocą odpowiedniego symbolu nadawanego zgodnie z przyjętą w organizacji metodologią a oryginały i kopie dokumentów powinny być łatwo rozróżnialne.

Mechanizm kodów kreskowych i liczników pozwala nadawać dokumentom sygnatury zgodne z polityką firmy. Kolejne typy dokumentów mogą być automatycznie numerowane w określony przez administratora sposób.

Dokumentacja powinna mieć jednolitą formę aby zachować maksymalną przejrzystość i czytelność.

System ACCELO umożliwia tworzenie zaawansowanych formularzy pozwalających na generowanie jednolitej dokumentacji o określonej strukturze.

Dokumentacja powinna być zawsze aktualna – stan aktualizacji powinien być na bieżąco monitorowany a informacje o wszelkich zmianach powinny być łatwo dostępne

Użytkownik odpowiedzialny za dokumentacje może ustawić monity, które cyklicznie (w określonych interwałach czasowych) lub w oparciu o zadane kryteria (np. modyfikacja zawartości określonych dokumentów lub folderów systemowych) będą przypominały o konieczności dokonania zmian w dokumentach.

Dokument musi zostać zatwierdzony przez osobę do tego wyznaczoną zanim zostanie udostępniony do użytku.

Mechanizm karty obiegowej pozwala na całkowite wyeliminowanie obiegu e-mailowego wewnątrz firmy (wszystkie dokumenty przechowywane są w systemie). W oparciu o ten sam mechanizm dokumenty mogą być zatwierdzane przez osoby do tego uprawnione.

Dokumenty powinny być łatwo dostępne dla osób biorących udział w danym działaniu.

Dokumenty zawsze dostępne dla uprawnionych osób z dowodnej lokalizacji i dowolnego urządzenia (telefon, tablet, laptop).

Dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób by prosto było do nich dotrzeć powinny być także zabezpieczone przed zniszczeniem.

Oryginały papierowe (jeśli występują) mogą być przechowywane w archiwum. Zwykle pracuje się wyłącznie z wersją elektroniczna dokumentów. Dzięki kodom kreskowym odnalezienie papierowych dokumentów zawsze jest proste i szybkie.

Czas archiwizacji powinien być określony i monitorowany.

Przy tworzeniu dokumentu w systemie można ustawić przypomnienie o wygaśnięciu dokumentu i konieczności jego zniszczenia.