Zarządzanie dokumentami osobowymi w ACCELO
Akta osobowe są wyjątkową kategorią dokumentacji firmowej przede wszystkim ze względu na długi wymagany czas przechowywania (50 lat) dokumentacja ta jest zaliczana również do dokumentacji wrażliwej – powinna być bardzo dobrze zabezpieczona przed dostępem osób niepożądanych.
Dokumentacja personalna pracownika powinna być podzielona na trzy części:
Sekcja Akt Osobowych związanych z rekrutacją pracownika – powinny się tu znaleźć odpisy i kopie dokumentów takich jak: świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa szkolone, orzeczenia lekarskie oraz wszelkie dokumenty wymagane przez prawo podczas ubiegania się o dane stanowisko.
Sekcja Akt Osobowych przeznaczona do przechowywania dokumentacji pozyskanej od już zatrudnionego pracownika przede wszystkim umowy o pracę, dokumentację potwierdzającą przejście szkoleń wewnętrznych oraz dokumenty gromadzone w trakcie pracy np. wnioski urlopowe.
W tej części pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy: wypowiedzenie umowy, kopię świadectwa pracy, badania, umowę o zakazie konkurencji (jeśli takowa została podpisana).
Sprawne zarządzanie
Dokumenty z każdej z opisanych części można przechowywać w postaci cyfrowej w elektronicznym repozytorium dokumentów i większość prac prowadzić bez konieczności odnoszenia się do papierowych oryginałów.
W ramach prowadzenia elektronicznej teczki pracownika pracodawca może również zarządzać wnioskami urlopowymi i wszelkimi innymi formularzami (np. wnioskami do wczasy pod gruszą).
Wiele z dokumentów kadrowych jest ograniczonych czasowo np. dokumenty BHP, badania, kursy, certyfikaty – system ACCELO pomaga w monitowaniu dat ważności dokumentów przechowywanych w repozytorium pozwalając tym samy zachować ciągłość działania firmy.
Szybkie i dokładne wyszukiwanie dokumentów
Wyszukiwarka w ACCELO jest dopasowana do potrzeb użytkowników. Na co dzień można korzystać ze standardowej wyszukiwarki, która bardzo szybko przeszukuje zarówno metadane oraz zawartości.