Zarządzanie fakturami

Zarządzanie fakturami w ACCELO

Faktury są jednymi z najpowszechniej używanych dokumentów. Każda firma przetwarza od kilku do kilku tysięcy faktur miesięcznie. Organizacja pracy z fakturami jest jednym z większych wyzwań przed jakimi stoi przedsiębiorstwo. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur kosztowych pozwala osiągnąć oszczędności czasu w wysokości nawet do 70% w porównaniu z tradycyjną (papierową) realizacją procesu obiegu faktury kosztowej.

Sprawne wprowadzanie faktur do systemu
Sprawne wprowadzanie faktur do systemu

Faktury elektroniczne są wysłane na predefiniowany e-mail obsługiwany przez system ACCELO a ten automatycznie nadaje fakturze numer ewidencyjny (kod kreskowy) i rozpoznaje kluczowe dane z dokumentu. Fakturę papierową należy okleić kodem kreskowym i zeskanować – dokument zostanie automatycznie przesłany do systemu ACCELO. Użytkownik może również zasilać system dokumentami przechowywanymi na dysku twardym.

Zintegrowany inteligentny mechanizm OCR
Zintegrowany inteligentny mechanizm OCR

System OCR rozpoznaje istotne elementy faktury takie jak: wystawca, kwota netto, kwota brutto, NIP, data wystawienia i płatności. Koniec ze żmudnym przepisywaniem danych –wystarczy ich weryfikacja w systemie.

Szybkie i dokładne wyszukiwanie dokumentów
Szybkie i dokładne wyszukiwanie dokumentów

Wyszukiwarka w ACCELO jest dopasowana do potrzeb użytkowników. Na co dzień można korzystać ze standardowej wyszukiwarki, która bardzo szybko przeszukuje zarówno metadane oraz zawartości dokumentów. Bardziej wymagający użytkownicy mogą samodzielnie filtrować i zawężać wyniki wyszukiwania szczególne w przypadku dużych baz dokumentowych.

Monitoring i alerty
Monitoring i alerty

ACCELO pozwala na ustawienie przypomnień o fakturach oczekujących do akceptacji, terminach płatności itp. W przypadku braku reakcji system umożliwia eskalowanie alertów. Mechanizmy te pozwalają usprawnić pracę i znacznie zmniejszają prawdopodobieństwo przeoczenia istotnych terminów.

Bezpieczeństwo dokumentów
Bezpieczeństwo dokumentów

System ACCELO zabezpiecza dokumenty przed dostępem nieuprawnionych osób dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień oraz szyfrowaniu plików. Pozwala także na ciągły monitoring procesu obiegu faktury –wyeliminowanie problemu zagubienia czy zniszczenia dokumentu.

Obniżenie kosztów
Obniżenie kosztów

Dzięki systemowi OCR pozyskujące udane z faktur oraz integracji ACCELO z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi i ERP wdrożenie systemu ACCELO umożliwi znaczące zredukowanie kosztów pracy związanych z procesem obsługi faktur kosztowych w firmie.