DocuShare

Xerox DocuShare - korporacyjnym system obiegu dokumentów

Rodzina produktów Xerox DocuShare to aplikacje stworzone w oparciu o platformę internetową, służące do zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. DocuShare pozwala organizacjom dowolnej wielkości na zarządzanie, archiwizowanie, przetwarzanie i dystrybuowanie informacji. DocuShare istnieje na rynku od prawie dwóch dekad, dzięki czemu jest on produktem dojrzałym. Xerox jest gwarantem tego, że rozbudowa tej platformy i funkcjonalności będzie kontynuowana by sprostać oczekiwaniom obecnych i przyszłych klientów.

Rozwiązanie bazujące na technologii WWW  i dostępne, między innymi, przez przeglądarkę internetową rozwiązanie do współpracy i zarządzania dokumentami obsługuje systemy komunikacji poczty elektronicznej, oprogramowanie do obróbki obrazu i urządzenia do skanowania. Zapewnia zaawansowane możliwości zarządzania informacją i procesami biznesowymi. Użytkownik może przeglądać zapisy audytorskie oraz tworzyć szczegółowe raporty z działań dotyczących dokumentów.

Wersja Enterprise oferuje rozszerzoną funkcjonalność wykraczającą poza Business Content Management sięgająca do obszarów typowych dla Enterprise Content Management (ECM) i zarządzania procesami (BPM).

DocuShare został zaprojektowany by dać klientowi elastyczność w wyborze systemu operacyjnego i bazy danych, a nie ograniczać dostępne opcje. Obsługuje wiele rynkowych standardów w zakresie platform systemowych (Windows, Solaria i Linux), baz danych (Oracle, IBM, Microsoft, PostgreSQL), umożliwiając korzystanie z dowolnej  przeglądarki internetowej. Dodatkowo ściśle integruje się z pulpitem Windows oraz zapewnia wsparcie środowisk Macintosh, Solaris i Linux dzięki obsłudze np. technologii WebDAV.

Jak DocuShare może pomóc Twojej organizacji?

Oczekiwania każdej firmy w zakresie usprawnienia procesów obiegu dokumentów zakładają przyspieszenie wymiany informacji pomiędzy pracownikami oraz objęcie jej kontrolą, obniżenia kosztów tworzenia i przetwarzania dokumentów, oraz obniżenia opłat ponoszonych na korespondencję pomiędzy oddziałami firmy.

Aby sprostać wyzwaniu polegającemu na integracji działań firmy, koniecznym jest realizacja projektu, którego celem jest optymalizacja wykorzystania istniejącej infrastruktury poprzez stworzenie bardziej dynamicznego, inteligentnego i elastycznego środowiska pracy z wykorzystaniem narzędzi koniecznych do zapewnienia spójnego działania w ramach organizacji.

Już na etapie fazy planowania projektu należy zdefiniować wymagania zapewnienia odpowiedniej elastyczności wdrażanego rozwiązania, tak by zapewnić możliwość dalszych usprawnień procesu przetwarzania dokumentacji papierowej i elektronicznej w zakresie obiegu i akceptacji dokumentów na bazie przyszłych, elektronicznych narzędzi. Wyzwanie więc stawia przyszłej aplikacji wysokie wymagania.

Najlepszym rozwiązaniem w zakresie elektronicznego przetwarzania dokumentów jest wybór systemu Xerox DocuShare – elastycznego oprogramowania służącego do zarządzania informacją w firmie.

Każdy z realizowanych projektów w XSystem dzielimy na poszczególne etapy wdrożenia. Pierwszy etap projektu to oczywiście analiza szczegółowa, dzięki której w bezpośredniej współpracy z klientem zbieramy wymagania i określamy funkcjonalność.

Sam etap realizacji rozwiązania zaczynamy od scalenia zasobów w jeden spójny mechanizm bezpiecznego przechowywania, udostępniania i publikacji dokumentów w strukturach całej firmy. Obejmuje on wdrożenie centralnego elektronicznego repozytorium dokumentów z kontrolą dostępu. Do repozytorium elektronicznego wprowadzamy w formie elektronicznej, umowy z klientami i kontrahentami, dokumenty firmowe, dokumenty księgowe (faktury, rachunki, rozliczenia delegacji itp.), regulacje wewnętrzne, dokumenty projektowe oraz inne, które do tej pory składowane były w postaci dokumentów papierowych, fizycznie przechowywanych w segregatorach, szafkach i pomieszczeniach.

Proces masowego wprowadzania dokumentów do elektronicznego repozytorium, w zależności od potrzeb i wymagań klienta, możemy zrealizować na wiele sposobów, choćby min. przez integrację z urządzeniami produkcyjnymi do skanowania wsadowego, poprzez podpięcie do zasobu wielofunkcyjnych urządzeń sieciowych, czy integrację z pulpitem użytkownika z wykorzystaniem mechanizmów automatycznego wprowadzania dokumentów do poszczególnych folderów poprzez integrację z repozytorium na poziomie usług WebDAV.

Najczęściej do tego celu wykorzystujemy, w naturalny sposób zintegrowane mechanizmy przechwytywania skanowanych dokumentów wbudowane w urządzenia Xerox. Posiadają one dedykowany interfejs do obsługi systemu DocuShare. Umożliwia on bezpośrednie skanowanie do folderów systemu – każdy dokument dostępny jest, po bezpiecznej autoryzacji użytkownika, z dowolnego urządzenia obsługującego przeglądarkę internetową, w tym również z urządzeń wielofunkcyjnych Xerox. Wydruk możliwy jest również bezpośrednio z kolekcji DocuShare na urządzeniu, przy którym w danej chwili znajduje się użytkownik.

Następnym etapem projektu jest uruchomienie mechanizmów workflow, który obejmuje zaprojektowanie na bazie przeprowadzonej analizy procesów, które po zaprogramowaniu, skonfigurowaniu i uruchomieniu spełnią swoje zadanie w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko zgodnie z określonymi wymaganiami, ale również uwzględniając stosowane w danej organizacji procedury: komunikacji, jakości i bezpieczeństwa. Zrealizowany workflow obejmuje począwszy od skanowania, indeksowania i automatycznej rejestracji wpływających, przykładowo, faktur oraz innych dokumentów, poprzez zaewidencjonowanie, aż po poddanie dokumentów procesowi akceptacji przez uprawnione do tego osoby w firmie.

Nie tylko nasze analizy, ale i bezpośrednie rozmowy z klientami wykazują, że od momentu wdrożenia systemu Xerox DocuShare znacząco spadają koszty związane obsługą dokumentów. W związku z ograniczeniem konieczności przesyłania korespondencji fizycznej pomiędzy oddziałami organizacji uzyskuje się efekt zmniejszenia kosztów logistycznych. Drogą kurierską lub pocztową przesyłane są wyłącznie oryginały tych dokumentów, które tego wymagają. Korespondencja wpływająca do firmy jest skanowana i wprowadzana do repozytorium cyfrowego skąd jest bezpiecznie i szybko udostępniania i przetwarzana zgodnie z procedurami.

Xerox DocuShare zapewnia możliwość składowania dokumentów w formie elektronicznej co umożliwia znaczne skrócenie czasu dostępu do obrazu dokumentu podczas jego bieżącej obsługi/akceptacji/księgowania, również w przypadku konieczności odwołania się do niego w przyszłości, gdy już jest w archiwum. Dzięki temu, czas ten potrafił skrócić się do około jednej minuty. System zapewnia funkcjonalność „wielodostępu” i, w większości przypadków, nie ma konieczności angażowania działu księgowego w celu wyszukania danej faktury czy innych dokumentów archiwalnych. Również dział administracji, ma odpowiednie uprawnienia i może odpowiadać na wybrane pytania dotyczące dokumentacji księgowej np. stanu w jakim znajduje się dany dokument tzn. czy został zaakceptowany, czy płatność się już odbyła i kiedy itp.

Dowiedz się więcej o funkcjach systemu

Xerox DocuShare może przechowywać dowolną porcję informacji w postaci elektronicznej, kontrolować wersje dokumentów, zarządzać, indeksować i wyszukiwać dowolny rodzaj pliku cyfrowego. Dla niektórych z typów dokumentów biurowych dostarcza szereg dodatkowych usług obejmujących m.in. możliwość automatycznego generowania podsumowania dokumentu podczas wprowadzania do repozytorium lub możliwość generowania przez serwer podglądu w formacie HTML, oferuje obsługę miniatur, metadanych i wiele sposobów prezentacji dla licznych rodzajów treści.

Centralne repozytorium treści zapewnia jej dystrybucję poprzez przeglądarkę internetową dla autoryzowanych użytkowników lub dzięki możliwości zarządzania i przesyłania odnośników do obiektów lub kolekcji, dzięki czemu zyskujemy pewność, że użytkownicy mają dostęp tylko do treści, do której mają uprawnienia.

Rozwiązania Enterprise Content Management (ECM) zapewniają kontrolę nad informacjami poprzez automatyzację procesów, redukcję ilości dokumentów papierowych oraz zapewniają dostęp do właściwych danych upoważnionym osobom. Szybszy dostęp do informacji krytycznych pozwala na podejmowanie lepszych decyzji. Objęcie kontrolą szerokiego zakresu informacji elektronicznej i dokumentów papierowych to tylko jedna z dróg podnoszenia efektywności przedsiębiorstwa. Osiągnięcie wysokiego poziomu reagowania na zmiany sytuacji wymaga od przedsiębiorstwa automatyzacji sposobu w jaki dokumenty krążą w organizacji, w jaki sposób oddziaływają na siebie oraz jak są odbierane i modyfikowane przez pracowników oraz ich przełożonych odpowiedzialnych za procedury i procesy.

Accelo - DOCUSHARE ENTERPRISE - ZARZĄDZANIE TREŚCIĄ I PROCESAMI
DOCUSHARE ENTERPRISE - ZARZĄDZANIE TREŚCIĄ I PROCESAMI

Zarządzanie procesami opartymi o dokumenty

Współpraca zespołów oraz przestrzenie projektowe

Produkcyjne skanowanie obrazów i dokumentów

Integracja z systemami informatycznymi klientów (otwarte standardy systemu: J2EE, SQL, HTML)

Zarządzanie treścią i zawartością XML

Zaawansowane mechanizmy monitorowania i raportowania zdarzeń

Zarządzanie obiegiem informacji i dokumentów oparte na rozwiązaniach Drala XML

Accelo - DocuShare – zarządzanie dokumentami i obrazami
DocuShare – zarządzanie dokumentami i obrazami

Składowanie i odzyskiwanie dokumentów

Skanowanie na żądanie z wykorzystaniem dowolnego typu sprzętu

Zarządzanie wersjami dokumentów – wersjonowanie

Obsługa reedycji dokumentów

Zarządzanie bezpieczeństwem i prawami dostępu

Podstawowy obieg dokumentów (akceptuj, odrzuć, zapoznaj się, zmień)

Prosty i łatwy do użycia

Dostęp przez przeglądarkę WWW

Zawiera mechanizmy: blogi, Wiki, oraz współpracę z serwerem i Klientem pocztowym (Outlook)

Accelo - Wspólna platforma zarządzania treścią
Wspólna platforma zarządzania treścią

Szeroki zakres wspieranych platform systemowych (Windows, Linux, Solaris)

Przemysłowe standardy systemów bazodanowych (Microsoft, Oracle, IBM, OpenSource)

Zarządzanie bezpieczeństwem, monitorowanie aktywności użytkowników, zarządzanie uprawnieniami

Wspólne mechanizmy wyszukiwania, indeksowania i gromadzenia informacji oparte o najwyższe standardy światowe

Dostarczone powszechnie dostępne specyfikacje i narzędzia API/SDK

Elastyczne schematy licencjonowania

ZREALIZOWANE WDROŻENIA Xerox DocuShare

Jako doświadczony partner Xerox zrealizowaliśmy wiele wdrożeń tego systemu, pośród których są m.in.

Rozwiązania do zastosowań prawnych i legislacyjnych

  • system publikacji aktów prawnych
  • aplikacja do zarządzania procesem publikacji aktów prawnych
  • aplikacja skorowidza aktów prawnych
  • system zarządzania rządowym procesem legislacyjnym wraz z integracją z systemami KPRM i Sejmu RP

Systemy kancelaryjne i obsługi korespondencji

  • elektroniczny mechanizm rejestracji korespondencji  przychodzącej i wychodzącej
    • rejestr pobrań i wydań poczty
    • kompletna ewidencja po kodzie kreskowym, użytkowniku czy etapie procesu przetwarzania
    • monitorowany status przekazania (kancelaria <> sekretariaty)
    • dekretacja na osoby, działy, departamenty, organizacje zależne
  • pełna automatyzacja skanowana i elektronicznej kontroli przekazywania korespondencji w strukturach organizacji
    • z ewidencją przesyłek odbieranych przez pracowników
    • zintegrowany z systemem kontroli wydruków lub ewidencji czasu pracy
  • wraz z mechanizmem elektronicznego obiegu dokumentów
    • akceptacja  dokumentów w elektronicznym procesie wraz z kontrolą zastępstw
  • zintegrowany z modułem archiwum i kontrolą wydawanych dokumentów
    • obsługującym definicję „czasu życia” dokumentu – daty obowiązywania i niszczenia dokumentów
  • gotowe do integracji z aplikacjami klasy ERP/CRM i innymi poprzez API
  • zaimplementowane moduły
    • obsługa kodów kreskowych
    • integracji z firmami kurierskimi – Poczta Polska, DHL, DPD itp.
    • rejestr działów MPK
    • baza firm kurierskich i spedycyjnych wraz z obsługą numerów listów przewozowych i poleconych
    • baza adresowa kontrahentów

Systemy workflow do obsługi finansowej przedsiębiorstw

  • workflow faktur i innych dokumentów kosztowych na potrzeby obsługi działów finansowych
    • z mechanizmem zapotrzebowań i procedur przetargowych
  • aplikacja do zarządzania flotą samochodową
    • porządkująca dokumentację związaną z procesem obsługi samochodu we flocie
      • Identyfikuje dokumenty na podstawie numeru rejestracyjnego i numeru VIN samochodu automatycznie przypisując je do teczek samochodów
    • wraz z procesem przetwarzania dokumentów związanych z zakupem samochodu – od oferty do zarejestrowania, ubezpieczenia samochodu i podpisania protokołu odbioru

Mechanizmy Workflow w docushare

BPM Workflow
BPM Workflow

zaawansowane mechanizmy zarządzania procesami. Pozwalają one zaawansowanym użytkownikom konstruować bardzo złożone procesy współpracujące z silnikiem workflow DocuShare i wymianę informacji z systemami zewnętrznymi.

Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów

wykorzystywany do rozsyłania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów. Zgodnie ze standardami systemów obiegu dokumentów, obieg może być przygotowany przez użytkownika bez specjalnego przeszkolenia lub umiejętności. Często wykorzystywane procesy mogą być zapisane i wykorzystane w przyszłości.

Reguły Treści
Reguły Treści

Rozszerzają możliwości Obiegu Dokumentów. Umożliwiają twórcom procesów na dynamiczne tworzenie sekwencji zdarzeń wykonywanych na zawartości repozytorium (zmiana metadanych, tworzenie wersji, zmiana lokalizacji, eksportowanie), a także przesyłanie dokumentów pomiędzy uczestnikami procesu. Reguły Treści mogą zostać zaprojektowane przez odpowiedniego użytkownika, bez udziału działu IT i programowania. Reguły są przygotowywane na podstawie prostych szablonów.