W oparciu o wieloletnie doświadczenie w pracy z dokumentem elektronicznym, pomagamy naszym klientom w organizacji działu przetwarzania dokumentów i budowania bezpiecznego repozytorium. Przeprowadzona analiza środowiska pracy, metodologii czy wdrożonych procesów w postępowaniu certyfikacyjnym pozwala na kompleksowe zaimplementowanie poszczególnych procedur w ramach infrastruktury elektronicznej.

 

Po przeprowadzeniu wnikliwej analizy środowiska biurowego i potrzeb klienta, projektujemy kompleksowy system do digitalizacji i obiegu dokumentów. Nasze rozwiązania obejmują zarówno sprzęt, oprogramowanie jak i usługi doradcze, które mają na celu zbudowania spójnego i wydajnego systemu przetwarzania.

 

 

Do stworzenia spójnej ścieżki przetwarzania lub obiegu dokumentów konieczna jest wnikliwa analiza procesu, odbywającego się w sposób klasyczny, w ramach przetwarzanej dokumentacji papierowej. Badanie ma na celu określenie kolejnych etapów przebiegu sprawy, w tym również określenie sposobów autoryzacji wraz z jej stopniem ze względu na uprawnienia. Definicja ścieżki przetwarzania, jej parametryzacja i określenie statusu sprawy na każdym etapie procesu pozwalają  na sprawną pracę biura, a wręcz całej organizacji Klienta.

 

Zanim dokument trafi do systemu musi zostać określona jego treść, tzn. musi zostać skategoryzowany ze względu na typ, a tym samym jego przynależność. Istnieje wiele sposobów, na podstawie których, dokument w procesie digitalizacji zostanie określony pod względem rodzaju – wprowadzenie przez operatora lub automatyczne rozpoznanie w procesie OCR, źródła pochodzenia  - przypisanie odpowiednich atrybutów typu numer listu przewozowego czy numeru R przesyłki poleconej oraz innych atrybutów, dzięki którym  system automatycznie skieruje go do odpowiedniej komórki realizując po drodze wszelkie zadania wynikacie z procesu przetwarzania.

 

Każdy z elementów systemu elektronicznego przetwarzania dokumentów jest określony charakterystycznymi dla niego polami opisu - metadanymi. W przypadku realizowanych przez nas rozwiązań do pracy ze zdigitalizowaną wersją dokumentu, dodatkowym jego atrybutem jest również jego zawartość – zaindeksowana treść w postaci tekstu. Gwarantuje to możliwość budowy zapytań, które automatycznie, biorąc pod uwagę unikalne treści dokumentów, od razu zwracają listę ograniczoną wyłącznie do treści, która nas interesuje. Kompletne, zbudowane przez nas do tej pory, środowiska pracy z dokumentem elektronicznym, zintegrowane z infrastrukturą skanującą, pozwalają na indeksację treści już na etapie samego skanowania, zanim obraz dotrze do opertora.

 

Firmy, które decydują się na ograniczeni zasobów w zakresie infrastruktury, w również wysokich kosztów zawiązanych z zakupem sprzętu czy licencji mogą skorzystać z usługowego modelu współpracy. Mechanizm publikowania i udostępniania dokumentów w formie elektronicznej realizujemy na zasadach Software as a Service (SaaS), polegający na zdalnym utrzymaniu kompletnego środowiska przetwarzania za ustaloną stałą miesięczną opłatę. Usługa świadczona jest w ramach naszej infrastruktury, poza siedzibą Klienta, na serwerze dedykowanym do obsługi aplikacji Klienta z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych.

Dzisiaj systemy rejestrowania korespondencji to zaawansowane mechanizmy kontroli, które nie tylko są w stanie katalogować przesyłki przychodzące, ale  w pełni monitorować ich historię obiegu od momentu wpłynięcia do kancelarii, aż po wygenerowaną w procesie przetwarzania odpowiedź zamykającą sprawę. To kompletna platforma, centralizująca ewidencję korespondencji, pozwalająca na rejestrację rozproszoną ze względu na lokalizację: wiele sekretariatów w ramach jednej struktury, wielooddziałowość firmy lub rozproszone kancelarie ze względu na globalny zasięg organizacji.

 

Rozpatrując kwestie z zakresu ewidencji korespondencji, w najprostszej postaci, mówimy tak naprawdę o rejestrze – książce podawczo-odbiorczej, tyle że zrealizowanej w ramach system elektronicznego przetwarzania danych. Taki rejestr jest pierwszym krokiem do zbudowania kompletnej platformy wymiany dokumentów. Realizując kolejne kroki w szybki sposób budujemy archiwum dokumentów poprzez digitalizację poczty przychodzącej, a następnie kompletny system przetwarzania informacji poprzez implementację obsługi procesów workflow.

 

Implementowane przez nas rozwiązania gwarantują płynność realizowanego procesu poprzez narzędzia do powiadamiania i informowania o przestojach. Zrealizowane w ramach platformy  mechanizmy przetwarzania danych kadrowych zapewniają kontrolę obecności pracowników biorących udział w procesie i zapewnienie zastępstwa ze względu na urlop czy chorobę. Te same narzędzia pozwalają na monitorowanie korespondencji wychodzącej, która musi wrócić z powrotem do firmy, np. podpisana umowa. W momencie ponownego wpływu na kancelarię automatycznie są klasyfikowane i archiwizowane we wcześniej w tym celu przygotowanym miejscu dając początek np. procesowi realizacji zlecenia na podstawie podpisanego dokumentu.

 

Wdrożenie centralnej kancelarii w dowolnej organizacji zapewnia nie tylko kontrolę przekazywanej korespondencji, ale pełne monitorowanie procesu przetwarzania w podziale na role, wykonywane operacje, kompetencje pracowników i logikę zaimplementowanego procesu. Za pomocą dostarczanych narzędzi administrator może tworzyć dowolne raporty dotyczące przepływu spraw, zlokalizowania tzw. wąskich gardeł czy informacji o przetrzymywanej poczcie na konkretnym etapie.

Dla firm, które chcą skorzystać z elektronicznego archiwum bez inwestowania w sprzęt i organizację działu digitalizacji - proponujemy usługowe wykonanie skanowania. W ramach świadczonych przez nas usług dostarczmy zindeksowane przez nas dokumenty elektroniczne, gotowe do natychmiastowego wykorzystania w systemie archiwizacji.

 

Opis metadanych przygotowany jest wg. ustalonego schematu. Zrealizowany może być zarówno w postaci pliku tekstowego, ręcznego wprowadzenia przez operatora poprzez udostępniony interfejs systemu Klienta lub gotowego mechanizmu API zrealizowanego na potrzeby integracji systemów przetwarzania po obu stronach.