Usługi cyfryzacji

Czym jest cyfryzacja?

Cyfryzacja to proces przetwarzania wersji papierowej dokumentu na wersję elektroniczną. Dzięki temu możliwe jest pozyskiwanie informacji z obrazu dokumentu (OCR) oraz z danych, którymi został on opisany.

XSystem zapewnia kompleksowość usługi, czyli digitalizację dokumentów oraz sprawnie działający system pozwalający na szybki dostęp do każdego dokumentu 24/7 z  dowolnego urządzenia.

Czemu cyfryzować dokumenty?

  • bezpieczeństwo – dokumenty cyfrowe są odpowiednio zabezpieczone przed utratą danych i nieuprawnionym dostępem;
  • dostępność – możliwość łatwego udostępniania zasobu autoryzowanym użytkownikom;
  • oszczędność czasu – dokumenty elektroniczne są zawsze w zasięgu ręki;
  • łatwość odnalezienia dokumentu – proste i szybkie wyszukiwanie w oparciu o słowa kluczowe;
  • ustrukturyzowanie dokumentu – ściśle określona struktura dokumentów;
  • obniżone koszty składowania – dokumenty papierowe nie muszą być przechowywane w przestrzeni biurowej;
  • ochrona środowiska i oszczędność materiałów eksploatacyjnych – biuro bez kopiowania, drukowania

Nasza oferta

Wyspecjalizowana kadra

Wyspecjalizowana  kadra działając w oparciu o wytyczne klasyfikuje, segreguje i porządkuje dokumentację. Za pomocą kodów kreskowych możemy każdemu dokumentowi nadać indywidualny, niepowtarzalny numer. Możemy stworzyć również raporty braków i nadwyżek w dokumentacji na podstawie spisów zawartości.

Skanowanie

Kolejnym elementem procesu jest skanowanie dokumentacji, które odbywa się na urządzeniach najwyższej klasy, pozwalających na skanowanie tysięcy stron dziennie zapewniając przy tym  najwyższe standardy jakości. Operujemy urządzeniami, które przetworzą dokumenty w różnym formacie (od standardowych dokumentów A4 a skończywszy na wielkoformatowych). Nasze urządzenia pozwalają na skanowanie materiałów na różnych, nawet niestandardowych nośnikach: papier, kalka, tektura oraz blacha. Zadbaliśmy o możliwość skanowania zasobów  w różnej głębi koloru, umożliwiając tym samym redukcję przestrzeni cyfrowej niezbędnej do przechowywania zasobu. W przypadku dokumentów uszkodzonych nasza wykwalifikowana karda wykona rekonstrukcję w celu optymalnego przygotowania dokumentu do procesu skanowania.

 

grafika_uslugi_cyfryzacji

Indeksowanie

Jednym z końcowych etapów cyfryzacji jest indeksowanie, czyli metrykowanie dokumentów informacjami z dokumentu wybranymi przez klienta (np. dane osobowe, nr faktury, znak pisma). Aby sprostać każdemu zadaniu dysponujemy dwoma niezawodnymi sposobami:

  • Specjaliści ręcznie opisują dokumenty (konieczne przy piśmie odręcznym)
  • OCR pod nadzorem naszych doświadczonych pracowników, którzy czuwają nad zaawansowanymi algorytmami rozpoznawania pisma gwarantując najwyższą jakość usługi.
Kontrola jakości

Ważnym aspektem jest kontrola na każdym etapie prac. Systematyczna kontrola wykonywana przez naszych specjalistów eliminuje nieczytelne skany oraz inne nieprawidłowości. Nadzorowana jest poprawność uzyskanego stanu cyfrowego z usystematyzowanym stanem fizycznym, kartowanie dokumentów potwierdzające zachowanie odpowiedniej struktury, kolejności i hierarchii.

Kontrolą objęty jest również proces indeksacji. Specjaliści sprawdzają czy zaimplementowane w repozytorium pliki zostały prawidłowo opisane  metadanymi z dokumentu, zapewniając tym rzetelnie wykonane zadanie.

Dokumenty zawsze dostępne

Wszystkie rozwiązania stosowane przy realizacji projektów cyfryzacji dokumentów dostosowujemy do naszych klientów. Zapewniamy ciągły dostęp do dokumentacji, w razie wystąpienia pilnej potrzeby gwarantujemy przesyłkę danych do Klienta poprzez e-mail lub FTP.

Proces realizowany jest w kompleksie chronionym 24 h na dobę 7 dni w tygodniu, teren jest ogrodzony i  oświetlony.

 

infographic_desktop_blue

 infographic_mobile_v2_blue

Działania przedprocesowe:

Spotkanie
Spotkanie
  • analiza Państwa potrzeb i oczekiwań
  • zapoznanie z zasobem oraz stanem dokumentacji
  • określenie parametrów skanowania oraz indeksowania
  • skonkretyzowanie czasu realizacji zadania i ustalenie harmonogramu prac
Oferta
Oferta
  • wycena usługi
Umowa
Umowa
  • podpisanie umowy zgodnie z normami prawa
  • określenie warunków realizacji zadania

Działania procesowe:

Odbiór dokumentów
Odbiór dokumentów
  • pakowanie i załadunek zasobu przez naszych pracowników;
  • sporządzenie precyzyjnego protokołu odbioru
  • przewóz dokumentów zabezpieczonym transportem;

Skanowanie
Skanowanie
  • klasyfikacja zasobu zgodnie z wymogami i potrzebami Zamawiającego
  • usuwanie zszywek, spinaczy itp.
  • cyfryzacja tysięcy stron dziennie na obraz cyfrowy w różnych formatach i o zróżnicowanej głębi koloru
Katalogowanie i indeksowanie
Katalogowanie i indeksowanie
  • metrykowanie dokumentów zgodnie z wytycznymi Klienta
  • OCR 
  • Wprowadzenie do repozytorium danych umożliwiających przeszukiwanie i wyszukiwanie dokumentów po pojedynczych słowach, frazach; zarządzanie dokumentami
  • Tworzenie statystyk
Przekształcenie powstałej bazy na wybrany format zapisu
Przekształcenie powstałej bazy na wybrany format zapisu
  • przekształcenie zasobu na odpowiedni dla Państwa nośnik lub w trybie on-line
  • Udostępnianie oprogramowania, które będzie zarządzało zbiorem i usprawni pracę z zasobem
  • Integracja z systemami funkcjonującymi u Klienta wraz z migracją obrazów i danych
Zwrot dokumentacji
Zwrot dokumentacji
  • zwrot dokumentacji zabezpieczonym transportem i rozładowanie dokumentacji przez naszych pracowników;
  • sporządzenie protokołu zwrotu dokumentacji